Hyvän rekrytoinnin muistilista

Henkilöstöpalveluyritysten Liitto on tehnyt Hyvän rekrytoinnin muistilistan, johon on koottu rekrytointiprosessin eri osa-alueita aina rekrytointisuunnitelman tekemisestä valinnan tekemiseen.

Hyvän rekrytoinnin muistilista on kaikkien työntekijöitä rekrytoivien käytössä.

  • Mieti ennen rekrytointiprosessin aloittamista tehtävänkuva sekä minkälaista persoonaa ja osaamista organisaatiosi hakee ja tarvitsee.
  • Pohdi myös, löytyisikö omasta organisaatiostasi tehtävään sopiva henkilö ja hyödynnä mahdolliset organisaatioon aiemmin lähetetyt avoimet hakemukset.
  • Mieti, millaisia kehittymismahdollisuuksia tulevalle työntekijälle organisaatiostasi löytyy ja miten henkilön tulisi kehittyä organisaatiossasi.
  • Pohdi, mitä rekrytoinnin työkaluja on käytössäsi ja mitkä niistä parhaiten sopivat hakuprosessiin.
  • Harkitse, löytyykö organisaatiostasi tarvittava osaaminen ja ammattitaito hoitaa rekrytointi itse vai tarvitaanko ulkopuolisen kumppanin apua. Asiantuntevia rekrytointipalveluja tarjoavat muun muassa henkilöstöpalveluyritykset.

 

  • Kerro työpaikkailmoituksessa selkeästi, tarkasti ja totuudenmukaisesti haettavasta tehtävästä, hakijalta vaadittavasta osaamisesta ja organisaatiostasi. Kerro, mitä organisaatiosi voi tarjota työntekijöille.
  • Samalla tyylillä ei kannata hakea kaikkia työntekijöitä. Voit kohdentaa ilmoituksen hyvinkin tarkasti.
  • Työpaikkailmoitus ei saa olla syrjivä esim. ikään, etniseen tai kansalliseen alkuperään, kansalaisuuteen, kieleen tai sukupuoleen nähden.
  • Hyödynnä uudenlaisia tapoja hakea työpaikkaa (työnäytteet, video, Youtube).

 

  • Varmista, että työpaikkailmoituksesi tavoittaa tehtävään parhaiten sopivat hakijat.
  • Eri työnhakukanavia on niin paljon, että ulkopuolinen apu on joskus tarpeen. Ajantasaista tietoa eri työnhakukanavista löytyy muun muassa henkilöstöpalveluyrityksistä.

 

  • Käsittele ja säilytä työhakemuksia niin, ettet loukkaa työnhakijoiden yksityisyydensuojaa.
  • Jos haluat säilyttää työnhakijoiden työhakemuksia tulevia tai toisia työtehtäviä varten, pyydä siihen lupa.
  • Hävitä asianmukaisesti tarpeettomat ja vanhentuneet työhakemukset.

 

  • Tutustu ennen haastattelua hakemuksiin ja niiden liitteisiin huolella sekä mieti, miten haastattelu etenee.
  • Laadi ajoissa lista tehtävän kannalta tärkeistä osaamisalueista ja tiedoista, joihin haluat saada haastattelun aikana vastaukset.
  • Mieti etukäteen perusteltuja ja asiallisia kysymyksiä. Täydennä niitä tarvittaessa jokaisen haastateltavan osalta erikseen.
  • Päätä, kuka/ketkä osallistuvat haastatteluun. Usein kaksi haastattelijaa pääsee parempaan lopputulokseen kuin yksi. Joskus ulkopuolisen, neutraalin asiantuntijan käyttö lisää hakijoiden tasavertaista kohtelua ja päätöksenteon objektiivisuutta.
  • Valitse haastattelulle rauhallinen ympäristö ja riittävästi aikaa.

 

  • Ensivaikutelma ei anna kerro kaikkea hakijasta. Anna haastateltavalle mahdollisuus. Mieti, miten hakijan persoona sopii tiimiin ja organisaatioon.
  • Pyri haastattelun alkuvaiheessa rentouttamaan tilanne ja vähentämään haastateltavan jännitystä.
  • Kerro haastattelun alussa, miten haastattelu etenee.
  • Käy ennalta mietittyjä kysymyksiä läpi haastateltavan kanssa niin, että saat selvitettyä tehtävän kannalta olennaisimmat asiat.
  • Kerro myös innostavasti organisaatiostasi ja työtehtävistä sekä siitä, mitä työ edellyttää. Varmista, että työnhakijalla on realistinen ja konkreettinen kuva työtehtävästä.
  • Muista kuunnella ja anna myös hakijalle mahdollisuus esittää kysymyksiä.
  • Kerro haastattelun lopussa, kuinka rekrytointi etenee.

 

  • Varmista aina työnhakijan antamien tietojen luotettavuus.Tarkista todistuksista tai muista asiakirjoista, että mahdolliset muodolliset pätevyysvaatimukset täyttyvät.
  • Katso vain ne netistä ja sosiaalisesta mediasta löytyvät tiedot työhakijasta, jotka hän on linkittänyt työhakemukseensa (esim. LinkedIn-profi ili, Youtube-video, kotisivut, Twitter-tili).
  • Pyydä työnhakijalta lupa ottaa yhteyttä suosittelijoihin. Selvitä myös työnhakijan ja suosittelijan välinen suhde. 

 

  • Käytä vain luotettavia arvioitsijoita ja arviointimenetelmiä.
  • Kerro mahdollisesta arvioinnista työnhakijalle etukäteen ja varmista, että hän ymmärtää, miksi ja miten häntä arvioidaan.
  • Varmista, että arviointitulokset tulkitaan asiantuntevasti ja että työnhakija saa niistä palautteen.
  • Soveltuvuusarvioinnit ovat vain yksi osa rekrytointia. Ammattitaidolla toteutetusta tulosten arvioinnista saadaan haastattelun lisäksi päätöksentekoa tukevaa tietoa. 

 

  • Sovi organisaatiossasi, kuka viestii, mitä ja missäkin vaiheessa.
  • Kerro työnhakijoille hakuprosessista ja sen aikataulusta sekä tiedota myös myöhemmin prosessin etenemisestä.
  • Mieti, kannattaisiko haastatelluille antaa mahdollisuus antaa ja saada palautetta rekrytointiprosessista. Palaute kehittää sekä työnhakijoiden työnhakutaitoja että organisaatiosi rekrytointiprosesseja. 

 

  • Valitse työntekijä tehtävään aina syrjimättömillä perusteilla.
  • Kerro valinnasta työnhakijalle, joka on valittu tehtävään.
  • Ilmoita viimeistään valinnan tehtyäsi työnhaun päättymisestä myös tehtävään valitsematta jääneille.
  • Sovi tehtävään valitun kanssa, milloin tieto on julkinen ja siitä voidaan kertoa muille.
  • Olisi hyvä kertoa haastatelluille, mutta valitsematta jääneille työnhakijoille, valinnan perusteena olleet syyt.
  • Arvioi koko rekrytointiprosessia ja mieti, miten voisit kehittää sitä.
  • Neuvottele valinnan jälkeen niistä työsuhteen ehdoista, joista ei ole vielä sovittu ja laadi kirjallinen työsopimus.
  • Anna työsopimus työntekijälle etukäteen (esim. sähköpostitse) tutustuttavaksi.
  • Älä tee rekrytointipäätöstä, jos sopivaa työntekijää ei löydykään.
  • Aina on mahdollisuus aloittaa rekrytointiprosessi alusta.